Bemanningsutvecklare ger cheferna stöd


2019-04-12

Umeå kommun har kommit en bra bit på väg i arbetet med heltidsnormen. En av nycklarna till framgången är bemanningsutvecklarna Lena Norén och Annica D Kröger. I år föreläser de om arbetet med heltidsinförandet på Heltidsresans konferenser.För 10 år sedan pratade man knappt om bemanningsplanering och bemanningsekonomi, berättar Lena Norén. Och på Heltidsresans konferenser märker hon att en del kommuner fortfarande inte jobbar särskilt medvetet med frågan. Men det gör man i Umeå, och det har börjat ge resultat.

I kommunens personalfunktion arbetar hon och kollegan Annica D Kröger. De stöttar kommunens chefer i bemanningsplanering, bemanningsekonomi, uppföljning, rådgivning och i möten med medarbetarna ute i verksamheten. De sitter dessutom med i projektgruppen för införandet av heltid som norm. Där bistår de i att utbilda chefer, och stötta dem på de sätt som behövs.

Se bemanningen som ett helhetsbegrepp

Grunden i Annicas och Lenas arbete är att man måste se och jobba med bemanning utifrån ett helhetsperspektiv i personalarbetet. När chefer ensamma sitter och kämpar med bemanningen fastnar de lätt i ett spår: ”nu är det ekonomin som är viktigast” eller ”nu måste vi ta ett krafttag om arbetsmiljön”. Lena och Annica vill lyfta in alla viktiga delar under ett och samma paraply, eftersom de hänger ihop och påverkar varandra.

– Vi måste bort från ’stuprörstänket’. Vi brukar likna bemanningsfrågan vid Rubiks kub. Du har sex sidor på kuben: ekonomi, arbetsmiljö, kvalitet, kontinuitet, arbetstider och verksamhetens behov. Jobbar du bra med bemanningen, då kommer du att få ordning på alla bitarna, säger Annica D Kröger.

Jobba med kommunikationen

Yrket bemanningsutvecklare är okänt på sina håll, och när Lena Norén och Annica D Kröger föreläser på Heltidsresans konferenser så berättar de hur de arbetar. Men deras främsta fokus ligger på heltidsinförandet, som Umeå kommun började jobba med förhållandevis tidigt. Utifrån egna erfarenheter tar de upp vad man måste jobba med för att komma framåt i arbetet, och vilka framgångsfaktorerna är.

– Tydlighet, delaktighet och kommunikation är viktiga faktorer, säger Lena. Man måste jobba oerhört mycket med kulturen. Till att börja med behöver man identifiera vilka kulturer som finns i olika verksamheter, bland både medarbetare och chefer. Sedan måste vi se till så att vi talar samma språk. Ekonomer talar utifrån pengar och årsarbetare och ekonomiska begrepp, vilket är jätteviktigt. Men det finns andra värden också, vi bemannar våra verksamheter med timmar och minuter, och vi måste skapa en förståelse för att pengarna måste omvandlas till tid när vi bemannar.

Gå från deltidsorganisation till heltidsorganisation

Kulturen inom den kvinnodominerade delen av den offentliga sektorn utgår ofta från att den fortfarande är en deltidsorganisation. Det genomsyrar värderingar och påverkar också hur man bemannar. Inom vård och omsorg mäts tiden ända ner på kvartsnivå, och när behovet är lägre, till exempel på eftermiddagarna, blir det korta arbetspass som passar en deltidsorganisation. Så gör man inte i en heltidsorganisation. Kanske påverkar det arbetsmiljön, och leder till att färre orkar med heltidspass?

– Ta brandmännen, till exempel. Där är det aldrig någon diskussion om att de bara ska jobba när det brinner. Utan de har sin heltid och de får till exempel träna på arbetstid för att de ska orka med sitt jobb. Det existerar ju inte inom vård och omsorg, som ändå är ett tungt yrke, säger Annica.

Förankra arbetet uppåt

Arbetet med bemanning och heltid måste förankras hos högsta ledningen, för utan dem kommer man ingen vart. Kommunikatörer och ekonomicontroller måste också involveras, för att informationen ska nå ut till medarbetarna och väcka förståelse och delaktighet kring varför det här behöver göras.

Text: Malin Eijde. Bild: Moren Hsu, Unsplash.