Publicerad 14 januari 2022

Frågor och svar Heltidskonferens förändringsarbete

Köpings kommun

Mikael Björlestrand, HR-generalist svarar på frågor.

  • Fick alla inom Vård och omsorg erbjudande om en heltidsanställning eller hur gick ni rent praktiskt till väga efter att ni förankrat heltidsresan och genomfört de olika verktygen (pilen, organisera och bemanna)? Eller är det enbart de anställda i Kolsva som ni har arbetat med?

    Lite kortfattat så har Köpings kommun ÖSG (önskad sysselsättningsgrad) där medarbetare inom framför allt Vård- och omsorgsförvaltningen får önska en gång per år. Det vi har fokuserat på är att medarbetare i större utsträckning ska välja heltidsarbete vid dessa tillfällen. Jag genomförde Pilen och Organisera och bemanna på andra verksamheter inom VoO-förvaltningen men när fokus beslutades om Kolsva så genomförde vi raskt där under hösten 2020. Utöver det så gjorde vi först en övergripande riskbedömning för att synliggöra de övergripande riskerna därefter genomfördes riskbedömningar per enhet. Arbetsmiljön är direkt avgörande för att medarbetare ska välja att arbeta heltid och även kunna fortsätta med det fram till pension.

  • Har ni något lokalt avtal om särskild arbetstidsmodell?

    Nej, i nuläget följer vi HÖK – AB och det räcker i det stora hela. Tidigare fanns ett sk Årsarbetstidsavtal men endast på enheter i Kolsva. Till en början såg vi det som ett måste men successivt så har vi lämnat de tankarna. Det finns även andra kommuner som löser heltidsarbetet utan LOK/arbetstidsavtal.

  • Hur många lediga dagar har ni på 4 veckor inom hemtjänsten?

    På hemtjänsten i Kolsva har medarbetarna 38 arbetspass (som max) på 8 veckor.

  • Vi har provat kombinationstjänster men konstaterat att det är oerhört komplext med två chefer i olika verksamheter med olika behov. Hur har ni resonerat?

    Vi har inte riktigt tänkt klart i den frågan men som ni beskriver det så är det en komplex fråga, vem har personal- och arbetsmiljöansvaret, vem står för tiden då medarbetare eventuellt förflyttar sig mellan arbetsplatser. Vi tänker inom badverksamheten att medarbetare ska arbeta på dels huvudortens badhus och även Kolsvas badhus men då i form av hela arbetsveckor och undantagsvis hela arbetspass. Dels slipper medarbetare ta sig från ett ställe till ett annat och det blir en god kontinuitet. Detta sätt kan även tillämpas inom VoO.

  • Har politiken hos er lagt ekonomiska resurser i budget för heltid som norm?

    Korfattat så nej. Det upplever jag att inte speciellt många kommuner har fattat beslut om ej heller hos oss. Det handlar ju mycket om att styra om kostnader för sjukfrånvaro, vikariekostnader, fyllnads- och övertid MEN till en början kan det vara bra att analysera nuläget och jämföra med de faktiska kostnaderna för att föreslå politiken att under en period så kommer de fasta personalkostnaderna öka när fler arbetar mer, men att en del kan hämtas in genom minskade kostnader enlig ovan. Ta med Controllers/ekonomer som hjälper att ta fram beräkningar som synliggör detta på ett bra sätt till de politiska forumen.

  • Finns det exempel från Köping på förändringar i schema, förflyttning av arbetsuppgifter eller annan organisering som möjliggjort heltidsarbete?

    Jag har tyvärr inget konkret exempel och jag är tyvärr ej heller något schemasnille men jag vet exempel på när våra medarbetare, med individuell schemaplanering, ges möjlighet och vi som arbetsgivare är tydliga så löser man många bekymmer med ohälsosamma scheman bland annat med minskande av rygg mot rygg-pass (kväll och sedan dag), färre arbetspass i följd och även i vissa fall färre delade turer. När det gäller förflyttning av arbetsuppgifter så är framför allt Organisera och Bemanna ett perfekt och fungerande processverktyg (även för cheferna). Många tror och säger att ”vi har ju redan sett över våra arbetsuppgifter och när vi utför de” men min erfarenhet är att det fortfarande finns utvecklingspotential på arbetsplatserna och att fler arbetsuppgifter kan flyttas om. Ge medarbetare, fackliga ombud och enhetscheferna en ram och möjlighet att komma på lösningar, så gör de ofta det.

  • Kan man förklara det där med pilen och organisera och bemanna? Är det ett verktyg?

    Dessa är processverktyg som SKR tillsammans med Kommunal tagit fram och hittas/förmedlas via deras gemensamma webbplats för Heltidsresan. Jag föredrar Organisera och Bemanna 1,0 som är mer ”analog” då jag upplever att den är mer pedagogisk och synliggör på ett bra sätt hur verkligheten ser ut. Pilen använde vi inom hemtjänsten och vaken natt för att möjliggöra att medarbetare, ombud och chefer ges möjlighet att tänka nytt och mer lösningsorienterat.

    Organisera och bemanna

  • Vad önskar du nu att du hade vetat i starten?

    Jag tror att jag åtminstone delvis svarade på denna fråga när jag föredrog på Heltidskonferensen och jag kan absolut vara självkritisk i många aspekter. Jag skulle varit mer envis att få med Kommunal framför allt redan dag ett, jag skulle ha börjat med en mer strategisk approach och göra en egen nulägesanalys. Istället kastade jag mig ut på arbetsplatserna, dock upplevdes detta positivt av de flesta.

    Tips på vägen
    • Sätt ramen partsgemensamt, fack och arbetsgivare, exempelvis ramen för scheman och delmål som kräver aktivt deltagande från båda parter
    • Följ upp arbetet ofta till en början, justera det som inte fungerar
    • Få med politiken på banan, bjud in er till de forum som finns och berätta om hur komplext arbetet är och samtidigt vad som behövs göras från deras håll
    • Var ödmjuk och respektera att förändring tar tid och ska få göra det. Hellre att det tar lång tid och blir rätt och hållbart än att det går fort och blir fel.

Norrliden, Kalmar kommun

Maria Hansson, Enhetschef Norrliden svarar på frågor

  • Vad står TTF för?

    Vad står TTF för?

  • Har kommunen implementerat ert arbetssätt i fler arbetsgrupper?

    Man försöker finna vägar, vi har kommit olika långt, jag tror vi har kommit långt i vårt arbetslag.

  • Ni nämnde årsarbetstid, är det något ni förespråkar i samband med heltid? Har ni ett lokalt avtal om detta? Ser ni några nackdelar med årsarbetstid? Och hur har ni löst det? Berätta gärna mer om hur ni arbetar med årsarbetstid

    Vi har ett årsarbetstidsavtal (ramavtal) i kommunen och vi har brutit ned det hos oss på vår enhet hur vill arbeta och tagit detta i samverkan. Jag följer upp med jämna mellanrum med mitt arbetslag. Jag anser att det fungerar alldeles utmärkt med heltid, men att det är av vikt att arbeta med ett oerhört flexibelt synsätt hos våra medarbetare och att de kan känna sig trygga med att få ut sin plustid i ledighet samt även ligga på minustid.

  • Fick ni extra tid till arbeta fram i hela processen?

    Nej, vi har inte fått extra tid för det här, vi har gjort det på arbetsplatsträffar, planeringsdagar och i det dagliga.

  • Hur har ni arbetat bort delade turer?

    Vi har sedan i våras beslut på att vi inte ska ha delade turer i vår verksamhet (inom äldreomsorgen) och med flexibilitet hos våra medarbetare i schemaläggning så har vi kommit ifrån det samt att jag försöker arbeta med överanställning i kombination.

  • Hur långa pass är max?

    Innehåll

  • Har det kommit in nya medarbetare och någon som tillfört sjukdagar slutat och därmed har sjuktalen minskat? Framgår ju inte varför sjuktalen minskat drastiskt.

    Nej, det kan jag inte säga utan sjuktalen minskade i samband med förändrat arbetssätt, UGL utveckling av grupp och ledare har medfört ökad förståelse för varandra och varandras professioner vilket jag/vi tror har bidragit till minskade sjuktal, jag har inte gjort något annat arbete direkt riktat mot sjuktalen så att säga. Sen är det ju så att ibland på grund av olika medarbetare och sjukdomar så ökar och minskar talen men här kan vi se en direkt koppling kring förändringsarbetet.

  • Vad har ni för heltidsmått för dag respektive natt?

    37 och 36,33.

  • Har alla medarbetare TTF eller är det enbart de som önskar gå upp i tjänstgöringsgrad som får dessa pass?

    Alla har TTF, utom de som har 50% eller lägre (tv tjänst).

  • Hur har heltidsresan mottagits av nattpersonal inom hemtjänst? Vilka motsättningar mötte ni i början och hur har ni arbetat med dem?

    Den resan är ju tyvärr inte riktigt i hamn än, utan de som önskade höja sin sysselsättningsgrad har gjort det på AVA (med goda resultat, ej ökad frånvaro) så deras grundtjänst ligger kvar i botten.

  • Hur har ni kommit till den mognaden i gruppen? Det krävs en stor mognad i en grupp att kunna hantera dessa bitar

    Vi har arbetat med UL och UGL utveckling av ledare samt av grupp och ledare, gjort GDQ analys av grupp och SDI strenght deployment inventory av oss som individer för ökad förståelse, jag försöker släppa så mycket ”ansvar” jag kan i min roll. Vi är självklart inte i hamn utan för mig är målet förståelse för en verksamhet och hur den fungerar och vem jag är och här menar jag alla med ”vem jag är” i mitt lag och hur jag som individ kan påverka, nu är vi mitt i en tillökning av nya medarbetare då pensionsavgångar etc skett, det gäller att arbeta processinriktat, förklara hur det kommer sig vi gör som vi gör, vad jag kan gynnas av till exempel årsarbetstid som individ-tillitsbaserat ledarskap, och en förståelse är på något sätt ”målet” eftersom det då blir begripligt vad vi gör. Det krävs tid, uthållighet och det tar tid med förändring.

  • Har ni genom detta ökat andelen som faktiskt arbetar heltid?

    Nu har vi rätten till heltid i kommunen, men ja det kan jag nog säga.

  • Hur långa schemaperioder har ni?

    4 veckor.

  • Finns det ramar för hur önskeschemana "får" läggas kopplat till hållbara scheman?

    Schemana läggs utifrån verksamhetens behov. Därifrån sen personliga önskemål. Vi har byggt våra spelregler på kommunikation, om jag skulle se att någon lägger turer som inte är ”hållbara” utifrån hälsoperspektiv så får jag då ta tag i det. Man kan inte lägga till exempel 7-22 för att få vara lediga fler dagar vi har 9 fridagar och 19 pass per schemaperiod men visst om det fungerar och vi får ihop kan det bli mer eller mindre.

  • Får ni ut dygnsvilan och veckovilan?

    Ja

  • Kan ni se om sjukfrånvaron har sjunkit i er verksamhet? Trivsel, vad ser ni i enkäter och i samtal med medarbetare i det dagliga och i medarbetarsamtal? Kanske svårt att göra bedömning i och med pandemin?

    Sjukfrånvaron har självklart ökat i och med pandemin som jag sa. Men i samtal med medarbetare så får jag till mig att man trivs, jag tror att mycket beror på att vi pratar, vi tar dialoger när de uppkommer, både jag och mina medarbetare, vi försöker att inte vänta och inget ämne är så att säga tabu, enkla saker i vardagen, ibland bjuder medarbetare på fika/tårta eller så gör jag det, vi gör gemensamma saker med jämna mellanrum, man ställer även upp på sin fritid de som vill, man upplever generellt man är bra på att berömma varandra, jag är ofta i lokalen, jag behöver inte vara där för att mina medarbetare skall känna jag är närvarande, men jag trivs när vi är tillsammans. Sen har vi svårigheter, jag har svårt att säga allt är toppen, för när är de det, jag är ganska kritisk till att säga att allt fungerar på bästa sätt, så klart det inte gör 😊 men vi har kommit väldigt långt och mina medarbetare säger till idag när vi har svårigheter och de försöker lösa det först innan de blandar in mig i vissa situationer, jag tror mycket på att man måste få känna man kan påverka och att man synliggörs.

  • Har det varit medarbetare som har valt att söka sig bort från jobbet nu, för att de inte vill engagera sig mer?

    Nej.

  • Hur gjorde ni för att få med de medarbetare som var trögstartade, för att få dem att vända?

    Självklart har vissa kommit längre än andra, och så är det än idag, vi har arbetat med UL och UGL, utveckling av ledare och av grupp och ledare, arbetar med en ökad förståelse för vår verksamhet, våra uppgifter, det har inte på något sätt varit lätt och det är det inte, men ju mer man själv blir berörd desto mer ökar förståelsen, det finns olika verktyg att arbeta med gällande förståelse, jag tror mycket på Susan Wheelan och hennes teorier, vi har ägnat planeringsdagar åt UGL där man inför har gjort en SDI strenght deployment inventory för att få fram vem man själv är, samt GDQ utifrån vart man befinner sig som grupp, detta har upplevts mycket positivt samt ibland tufft. Vi har arbetat bland annat med feedback övningar samt att jag också måste våga ifrågasättas och visa att det är ok att ifrågasätta mig som chef och ledare.

  • Hur många fler arbetsplatser kan ni gå till? Samplanering? Täcker ni först och främst er egen enhet?

    Min hemtjänstenhet ingår i ett team som består av två hemtjänstenheter, boende och dagverksamhet. I förstahand täcker vi upp på vår egen enhet i andra hand på den andra hemtjänstenheten och i sista hand övriga verksamheter i teamet. Vid behov samplanerar vi med den andra hemtjänstenheten i teamet.

  • Har detta nya arbetssätt kostat mer och hur mycket i så fall, har verksamheten tillförts mer budget?

    Vi har inte fått något tillskott, och det kostar oss inte mer idag.

  • Har ni i Kalmar ökad grundbemanning?

    Jag arbetar med överanställning i samband med flexibilitet. Vi har kommit olika långt på olika enheter men ja vi försöker arbeta med ökad grundbemanning (överanställning).

  • Hur många personal är ni i varje grupp och hur många brukare hjälper varje grupp?

    För närvarande disponerar vår enhet cirka 4 500 timmar per månad som vi fördelar på 3 grupper med 10 – 15 medarbetare per grupp. Varje grupp har ansvar för cirka 18 - 36 omsorgstagare plus larm och matdistribution.

    Inom de tre grupperna arbetar vi sedan också med mindre grupperingar som utgår ifrån omsorgstagarnas behov, geografin och kontinuitet.

  • Vad har de gruppansvariga för ansvar?

    De ansvarar för att sammanställa kontaktpersonsskap, se över planering och schema med samordnare och övriga kollegor samt undertecknad, delta på kvalitetsmöten, ansvariga för att schema är klart ifrån teamet tills det att samordnare tar över och fördelar TTF:er, de kan vara ansvariga/behjälpliga vid arbetsplatsträffar. Skapa struktur i sin grupp. Har ett övergripande ansvar för respektive grupp.

  • HSL insatser, städ gör ni det?

    Ja vi utför HSL insatser. Ja vi utför städ än så länge vilket man eventuellt frångår, vilket jag inte ställer mig positiv till då städ när vi arbetar utifrån socialtjänstlagen där vi i vår verksamhet skall stötta människor i behov och där undersköterskan har kompetens att fånga upp behov, samt att vi skall arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt. Jag försöker även arbeta med en stöd- och larmpatrull som utför vissa HSL-ärenden samt svarar på larm för att minimera stress. Detta gör jag idag lite utav, på grund av pandemin så har vi varit tvungna att ligga nere lite i detta arbetssätt.

  • Hur löser ni akuta sjukluckor? Förväntas man finnas tillgänglig med sin årsarbetstid då?

    Vi planerar med TTF ( i schema) som är tillgänglig tid så vi löser vår egen frånvaro på detta sätt.

  • Hur gör ni vid sjukfrånvaro löser ni det i de smågrupperna eller hur löser ni det?

    Vi löser vår frånvaro med TTF tillgänglig tid i första hand därav arbete med överanställning i respgrupp/indelning. Ev kan en individ från annan indelning som har en TTF över behöva gå över i annan grupp.

  • Hur ser er planering ut? Har ni ingen minutplanering?

    Jo vi har lifecare planering, där samordnaren lägger ut en grund sen får gruppansvarig återkoppla till samordnare om förändringar och meddela vad man önskar, vi har dialoger med omsorgstagare om vad man önskar vad är viktigast för dem, vem eller när man kommer, vi försöker blockplanera, och ha en ständig dialog med varandra och omsorgstagare, vi försöker att tala om insatser inte tid.

  • Att vara på flera arbetsplatser påverkar också arbetsuppgifter, planeringar kontaktmannaskap med mera. Hur ser man på detta utifrån arbetsmiljö och stress att inte hinna med?

    Vi är faktiskt inte ute så mycket på andra enheter, vi plockar för det mesta hem vår tid och medarbetare är oerhört flexibla i att ta ut ledigheter i färdigt schema om vi skulle gå för högt, vi försöker även använda övertalig tid till kvalitetshöjande insatser på enheten, här handlar det också om att man hela tiden har en dialog med medarbetare och hur det kommer sig vi arbetar med överanställning och årsarbetstid hur vi kan nyttja det på bästa sätt och vad vi kan vinna som individer och grupp.

Häradsgården, Trosa kommun

Evelyn Blomstrand, Enhetschef Häradsgården, Trosa kommun

  • Vad har Trosa för heltidsmått natt respektive dag?

    Dag/kväll 37 timmar per vecka. Natt 36 timmar 20 minuter per vecka till och med 220331. Från och med 220401 går natt ned till 34 timmar 20 minuter per vecka.

  • Ni har troligen en överanställning hur jobbar ni med den?

    Den använder vi för att täcka vår egen frånvaro. När vi lade om arbetstiderna och bemanningskurvan medförde det att överkapaciteten blev heldagspass, vilket är mycket bra och användbart. Tidigare var överkapaciteten upphackad i 2-4-timmarspass som dessutom låg på eftermiddagarna där de inte nyttjades utan bara kostade pengar.

  • Har ni utökat bemanningen mellan 21-22 när dagen utför den tiden?

    Ja. När natten arbetade från 21:00 var det endast tre personer mellan 21:00-22:00. När Kvällspersonalen ”tog över” den timmen innebar det en medarbetare till så nu är det 4 personal mellan 21:00-22:00.

  • Använder ni något planeringsverktyg/schemaverktyg när ni gör schemat? Vilket?

    Vi använder Schema&Bemanna.

  • Vilka klockslag ligger nätterna på?

    Natten arbetar 22:00-07:00.

  • Har ni kvar delade turer?

    Innehåll

  • Har ni schemaperioder där man får lägga in ledigheter och önskemål, hur fungerar det?

    Vi använder schemaperioder. Vårt schemasystem möjliggör tyvärr inte att medarbetare själva lägger in ledighet etc, därför meddelar personalen i dagsläget samordnare sina önskemål om ledighet/planerad frånvaro som då administrerar det.

  • Hur har ni löst det för nattpersonalen som velat gå upp till heltid? Hur många % får medarbetarna max arbeta på natten och hur planerna ni resterande tid för att uppnå heltid?

    Maximal tjänstgöringsgrad för alla medarbetare, dag som natt, är 100%. Nattpersonalen är anställda med tjänstgöring nattetid. Vi blandar inte dag/kväll och natt eftersom att det gäller olika arbetstidsmått för dag/kväll- och nattjänstgöring. Dag/kväll har 37 timmarsvecka och natt har 36timmar och 20 minuter per vecka.

    Även nattpersonalen arbetar varannan helg. Helg är nätter mot lördag och söndag. Natten mot måndag är inte helg även om personalen kliver på söndag kväll.

  • Hur många medarbetare har enhetschef ansvar för?

    Jag har cirka 40 tillsvidareanställda på Häradsgården fördelat på hela dygnet.

  • Har ni individuella schema och i så fall hur hanterar man det hos er i Trosa?

    Vi lyssnar in individuella önskemål kring schemat och tillgodoser så mycket vi bara kan. Verksamhetens behov styr främst schemaläggningen så alla önskemål går inte alltid att tillgodose men det upplever jag att medarbetarna har förståelse för.

  • Hur ser er planering ut? Har ni ingen minutplanering?

    På SÄBO finns ingen minutplanering. Hemtjänsten använder TES för planering av insatser.

  • Om alla medarbetare går upp på heltid, gör de inga pass i någon annan grupp?

    Vi samarbetar med Hemtjänsten i Vagnhärad och säljer vår överkapacitet till dem.

  • Hur är dagpersonalens reaktioner, deras arbetstider har på så vis förskjutits. Hur ser deras nöjdhetsindex ut?

    Vi har ingen nöjdhetsindex utifrån just schemat att presentera men på enheten där det största förändringsarbetet genomdrivits är HME-resultatet för år 2021 (besvarades under oktober 2021) totalt 80%

  • Jobbar ni varannan helg?

    Ja, varannan helg. 4 helgpass på fyra veckor är utgångspunkt. Man kan också välja att arbeta tex två helger i rad och sedan vara ledig två helger i rad. Vi har inga delade turer.

  • Hur många nätter gör personalen på 4 veckor?

    100% arbetar 15 nätter på fyra veckor och har ett APT på två timmar.

  • Hur har ni lagt personalmöten för nattarna?

    APT för nattpersonalen är schemalagda 19:30-21:30. Det blir lång dag för mig som chef men det bästa för medarbetarna. Medarbetarna är nöjda med att APT är schemalagt en tid som passar dem.

  • Hur många nattare gör 100% nu?

    Jag har två, av nio, som valt att arbeta 100% natt. En av dessa är för närvarande föräldraledig.

  • Hur är personaltätheten/grundbemanningen på säbo?

    I Trosa har vi beräkning på personaltäthet utifrån biståndsbedömd insats och behov så det varierar ganska mycket. I snitt ligger vi ungefär på 0,60 på somatisk avdelning. Demens har alltid 0,69. Det vi arbetar aktivt med på Häradsgården är att följa personalbemanningen efter behovet så det kan variera på samma sätt som i Hemtjänsten. Vi ”0-vikar” aldrig utan vi ligger på den bemanning vi behöver, varken mer eller mindre. Är det en personal som till exempel är sjuk måste den personen ersättas med annan personal. Min utgångspunkt är att om det finns utrymme för att 0-vika ligger inte bemanningen på den nivå som krävs, då ligger grundbemanningen för högt.

  • Rekommenderar ni att inte ha arbetstidsavtal såsom årsarbetstid, time care med plus och minustid?

    Ja. Inga LOK-avtal finns i Trosa och det finns inga tankar på att ordna med något sådant. TimeCare är ett schemasystem och inget lokalt avtal.